L’avance s’applique pour un congrès, un stage, une réunion à venir, etc. et doit être soumise plus d’un mois avant le départ. Le montant de l’avance couvre normalement les dépenses de transport, les frais de séjour, les frais d’inscription (congrès, colloques, conférences), sauf pour l’employé autorisé à obtenir la carte entreprise de l’Université de Montréal. Pour l’employé autorisé à obtenir la carte entreprise de l’Université de Montréal, les avances de frais de voyage ne sont consenties que pour payer les dépenses qui ne peuvent être acquittées au moyen de cette carte. Pour plus de détails, nous vous référons à la directive et méthode DF-15 « Carte entreprise de l’Université de Montréal ». L’avance est temporaire et le formulaire « Frais de voyage » doit être soumis dans les dix jours ouvrables qui suivent immédiatement le retour de voyage.
Dépenses pour voyage ayant eu lieu ou frais d’inscription à un congrès. Toute demande de remboursement de frais de voyage ou de déplacement doit être soumise dans les dix jours ouvrables qui suivent immédiatement le retour de voyage. De plus, elle doit être appuyée des pièces justificatives originales. Lors d’une demande de remboursement de billets d’avion, les pièces justificatives exigées sont une copie de l’original du billet d’avion accompagnée de la facture originale de l’agence de voyage. Pour les billets d’avion électroniques achetés directement de la compagnie aérienne, les pièces exigées sont le billet d’avion électronique ainsi que les cartes d’embarquements (départ et retour). Pour le remboursement de frais de repas, les factures détaillées originales sont requises en plus du bordereau de paiement. Pour de courts déplacements complétez le formulaire "Frais pour petits déplacements" ci-dessous.
Registre pour de petits déplacements
Fournitures de laboratoire, abonnements Toute demande de paiement d’une dépense doit normalement se faire au moyen d’un formulaire spécifique (honoraires, frais de voyage, frais de réception ou représentation). Il peut cependant arriver dans certains cas exceptionnels que des paiements doivent être faits à des personnes ou entreprises externes, sans qu’il soit possible d’utiliser la formule spécifique. On doit alors utiliser ce formule « Réquisition de paiement »
Les frais de représentation concernent les dépenses encourues pour des fins de représentation universitaire par un membre du personnel autorisé. Dans le cas des dépenses de restaurant, on doit indiquer sur la formule «Frais de réception et de représentation» les noms des personnes invitées et l’objet de la rencontre.
Frais de déplacement payé à un conférencier invité par l’IRBV.
Frais de subsistance pour un étudiant visiteur de recherche.
Bourse à un étudiant sur un projet de l’Université de Montréal
Bourse à un étudiant sur un projet de l’Université de Montréal qui étudie à l’extérieur de l’UdeM.
Bourse à un étudiant sur un projet de la corporation IRBV OBNL.
Pour remboursement des dépenses liées à une soutenance de thèse.
Document à compléter s’il vous manque une pièce justificative.